Directie ondersteuner Projectmanagement in Amsterdam

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Het Projectmanagementbureau maakt onderdeel uit van het cluster Ruimte en Economie.

Ben jij een ervaren en veelzijdige professional die orde weet te scheppen in de dagelijkse drukte van een directielid? Kun je complexe agenda's beheren in Outlook, de inbox van een directeur monitoren en proactief e-mails afhandelen? Ben je daarnaast uitstekend in het notuleren van vergaderingen en het samenvatten van kernpunten? Als je bovendien een vooruitdenkende en betrouwbare teamspeler bent die niets aan het toeval overlaat, dan zoeken we jou!

Wij zoeken een ruim ervaren managementondersteuner voor 36 uur per week om het directiesecretariaat van het Projectmanagementbureau te versterken. Deze directie bestaat uit één algemeen directeur en drie directieleden. Momenteel is er één managementondersteuner werkzaam en is uitbreiding op korte termijn zeer wenselijk. Voor het directielid, waarvoor je zult gaan werken ben jij de steun en toeverlaat. Dit vraagt dat je stevig in je schoenen staat, maar ook dat je flexibel bent en snel kunt schakelen als er ad hoc iets geregeld moet worden. Je bent veelzijdig, omdat je zowel organisatorische, coördinerende als uitvoerende taken hebt. Een deel van deze taken voer je zelfstandig uit, maar vaak werk je ook samen met jouw directe collega van het directiesecretariaat of met andere afdelingen binnen het PMB. De vaste locatie van waaruit gewerkt gaat worden is bij het Projectmanagementbureau aan de Weesperstraat 432. Voor deze functie geldt een fysieke aanwezigheidsplicht en een gegarandeerde bezetting van het directiesecretariaat. In overleg met de unitmanager en het werkrooster is maximaal één thuiswerkdag bespreekbaar. De gesprekken worden gevoerd met het unithoofd en een directielid.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Beheren van de planning en agenda's van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat de juiste stukken verzameld worden. 
• Zorgdragen voor de wekelijkse verslaglegging (notuleren) van directie- en team overleggen, en het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties in nauwe samenwerking met de directiesecretaris. 
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Allerlei administratieve taken, bijvoorbeeld digitale archivering of het maken van een PowerPoint-presentatie.
• Waarnemen van de werkzaamheden en taken voor je directe collega bij afwezigheid en verlof.

Voor deze functie Managementondersteuner voor directie Projectmanagementbureau beschik je over:

• Minimaal een afgeronde mbo niveau-4 diploma (managementondersteuner, directiesecretaresse of b.v. Schoevers);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het niveau van directiesecretaresse of managementassistent of vergelijkbaar;
• Minimaal 3 jaar ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring met complex agendabeheer bij voorkeur in een soortgelijke organisatie;
• Aantoonbare ervaring met het goed organiseren van overleggen, bijeenkomsten en het oplossen van praktische problemen;
• Bewezen om te kunnen gaan met zeer vertrouwelijke en privacygevoelige informatie;
• Ervaring met iBabs is een pre;
• De volgende persoonlijke vaardigheden en eigenschappen; behulpzaam, communicatief, collegiaal, discreet, flexibel, stabiel karakter, probleemoplossend vermogen, open en toegankelijk en enige affiniteit met de gemeente Amsterdam.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• 8,33% vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl