Contractbeheerder in Amsterdam

Welkom in het team!
Jij komt te werken bij de afdeling inkoop in het cluster contractbeheer en bestelservice. Het cluster Contractbeheer en bestelservice is 1 van de 3 onderdelen van de afdeling inkoop, naast het team tactische inkoop en een bedrijfsbureau (in oprichting).De afdeling inkoop maakt deel uit van directie Finance &Control. De afdeling is dynamisch, positief, gezellig, er wordt hard gewerkt en als afdeling hebben we een grote opgave om inkooporganisatie bij Waternet verder te professionaliseren De komende 2 jaar wordt er een transitieprogramma inkoop uitgerold daarbij zal de samenwerking met de interne opdrachtgevers (afdelingen) worden geïntensiveerd, waarbij de rol en inzet van de contract beheerder op aangepast kan gaan worden.

Contractbeheer is de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar hebben. Zonder zorgvuldig contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Door contracten vast te leggen en te beheren heeft de organisatie een goed beeld van de afspraken en eventuele verplichtingen die zijn aangegaan en van de momenten waarop (intensieve) monitoring nodig is. Zowel het correct vastleggen van nieuwe en accuraat houden van de contracten en rappelleren waar en wanneer actie is vereist.

Als contractbeheerder bij Waternet ben je verantwoordelijk voor het beheren van (inkoop)contracten. Jij begrijpt de contracten en kan op basis van bijvoorbeeld looptijd, contractwaarde, uitgaven en voorwaarden de betrokkenen goed informeren. Moet het opnieuw worden aanbesteed? Dan heb jij het uitgaven overzicht al gereed staan in een rapport voor de contracteigenaar. Je denkt mee met de belanghebbenden, bent proactief en informerend, en denkt actief mee en meewerkend om de contracten in het systeem op orde te krijgen en te behouden. Je bent de bewaker van de rechtmatigheid, je signaleert onrechtmatigheden en neemt hierop de benodigde acties richting onder meer de contractmanager of eigenaar om onrechtmatigheid te voorkomen, waarbij je duidelijk en helder communiceert. De contracteisen vertaal je in acties naar de business rekening houdend met de interne processen. Je bent de handen, oren en ogen van de contractmanager en/of budgeteigenaar en de inkoopadviseur.

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het administratief managen en beheren van de contracten; je legt nieuwe contracten correct vast, je geeft rappels en advies over de lopende contracten en bij veranderingen pas je het contractregister aan. Je borgt hiermee de rechtmatigheid van de contracten.
• Hiervoor stem je af met de inkoopadviseurs, contracteigenaren en contractmanagers
• Het up to date krijgen en houden van de informatie in het contractregister;
• Het tijdig opzeggen en verlengen van contracten/overeenkomsten;
• Opleveren van gewenste rapportages en overzichten voor contracteigenaren, accountverantwoordelijke inkopers en/of categoriemanagers en contractmanagers
• Ondersteunen en verder ontwikkelen van contractmanagement binnen Waternet
• Verwerken van de vragen (zeer divers) die op onze gemeenschappelijk mailadres binnenkomen

• Een administratieve opleiding (financieel of juridisch of verglijkbaar) MBO4 niveau;
• Ervaring als contractbeheerder bij een aanbestedende dienst
• Uitstekende vaardigheden van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift;
• Kennis en ruime ervaring met rapportages in Excel;
• Computervaardigheden office 365 (teams, word, outlook, sharepoint) zijn bekend en je kan er zo mee aan de slag.
• Ervaring met power BI en all solutions is een belangrijke pré
• Een opleiding/training of cursus contractbeheer is een pré

Competenties: 

Jij bent communicatief vaardig bent, administratief onderlegd en accuraat, en afspraak is afspraak. Jij bent iemand die graag samen werkt in een gezellig en divers team. Jij bent niet bang om je verantwoordelijkheid te nemen en denkt graag mee. Je neemt initiatief, proactieve houding, klantgericht en bent accuraat. Je kan snel analyseren, denkt mee en komt zelfstandig tot de gewenste rapportages en adviezen. Je bent zelfstandig en staat stevig in je schoenen, je durft tegengas te geven, echter ook een duidelijk teamspeler. Je kan communiceren en samenwerken op verschillende niveaus, zowel managers als technische specialisten. Ook ben je oplossingsgericht en heb je een passie voor klantcontact. Je kan goed omgaan met een wisselend takenpakket waarbij je snel kunt schakelen tussen verschillende opdrachten en snel inzicht kan creëren in je prioriteiten en planningen.

• Een Fulltime / parttime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3230,- en maximaal €4240,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van 1 jaar met kans op verlenging en overname;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer of 100% OV vergoeding;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33% vakantiegeld;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Cedric, voor vragen kun je mailen met c.klijn@olympia.nl