Financieel ondersteuner in Amsterdam

Vanwege een nieuw Amsterdams Financieel Inkoop Systeem is extra hulp nodig voor ons team ter ondersteuning van onze collega financiële ondersteuners. Het betreft een tijdelijke inzet. Door het invullen van deze vacature help je Amsterdam mee in het beheersen van financiële projectenadministratie in het fysiek domein. Het gaat om de interne hulp wat als gevolg helpt onze leveranciers beter ten dienste te zijn. 

Je komt in een mooi team met zeer gedreven professionals te werken. Voor het team zal deze extra ondersteuning meer mogelijkheden bieden om de Amsterdammer beter en sneller op weg te kunnen helpen. De verwachting is dat we in een jaar door jouw hulp onze achterstand hebben ingehaald. Daartegenover bieden we je ruimte om goed in te kunnen verdiepen in het vak en Amsterdam als organisatie beter leren kennen. Er is een inwerkprogramma aanwezig, doorlopende trainingen. Ook om je functie beter te kunnen uitvoeren hebben we buddy systeem in ons team. We ons team zijn er voor ruim vijfhonderd projecten en programma's inzetbaar in Groot-Amsterdam en Weesp. Paar voorbeelden in een notendop: Oranje loper, Zuidas en Zeeburgereiland.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

Als medewerker financiële ondersteuning ben je onderdeel van team projectbeheersing en ondersteun je de projectbeheerser, budgethouders en projectleiders bij de projectadministratie.

• De ondersteunde werkzaamheden bestaan uit onderstaande taken;

• Offertes en opdrachtovereenkomsten inhoudelijk beoordelen op basis van factuureisen van Gemeente Amsterdam;

• Aanmaken van inkooporders;

• Controle/opvragen van geleverde prestatie;

• Coderen/verwerken van facturen (lijncodeur);

• Aanmanen budgethouders op het goedkeuren van inkooporders en facturen in FIO (facturen in omloop);

• Controleren van de facturatie, het bewaken van budget inkooporders en signaleert bij onjuiste facturatie en betaling;

• Zorgt voor de juiste aanlevering van de correcte en volledige gegevens, betalingskenmerk etc. Richting de leveranciers;

• Onderhouden van contacten met in-en externe klanten zodat de uiteindelijke verwerking geen varianten en veranderlijkheid meer kent;

• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het waarborgen van de interne kwaliteit van processen en werkinstructies en ben je samen met jouw team aanspreekpunt bij ad hoc vragen en werkzaamheden.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Aanmaken van inkooporder/aanvraag tot bestelling (Atb)

• Aanmaken zakenpartners

• Opvragen prestatieverklaring

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling ‘Projectbeheersing’ is een adviesafdeling binnen het Ingenieursbureau met projectbeheersers, financieel adviseur en financieel ondersteuners. Het aanverwante team herbergt de planningsadviseurs, kostendeskundigen en risicomanagement adviseurs. Dit tezamen telt zo’n 180 mensen zowel een structurele inzet in projecten (als onderdeel van het projectteam) als een enkelvoudige betrokkenheid op productbasis of met een adviesopdracht.

• Kennis en ervaring op het gebied van financiële systemen, overzichten en rapportage en de implementatie ervan in projecten (pré is Amsterdams financieel systeem AFIS).

Wensen:

• Kennis van en ervaring met de rol van financieel ondersteuner op programma/portefeuille van projecten in de infrastructuur en gebiedsontwikkeling in voorbereidings- en uitvoeringsfase binnen grootstedelijke omgeving.

• Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2700,- en maximaal €3800,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl