Managementondersteuner in Amsterdam

Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van één Afdelingshoofd, of twee Teamleiders, of één Teamleider én één Assetmanager of één Programmanager en twee Ambtelijk opdrachtgevers. Als spin in het web zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Jij bent dienstverlenend ingesteld, denkt vooruit en weet als geen ander hoe je kunt ontzorgen.Je houdt je bezig met complex agendabeheer, waarbij je snel schakelt, prioriteiten stelt en overzicht bewaart. Je zorgt ervoor dat belangrijke afspraken – zowel structureel als ad hoc – efficiënt worden ingepland en kijkt ook naar reistijd tussen de afspraken. 

Daarnaast verzorg je uiteenlopende organisatorische werkzaamheden. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen (boeken van interne en externe ruimtes, regelen van catering, stukken op orde brengen et cetera), het bestellen van geschenken en het mede-organiseren van team- en/of afdelingsactiviteiten zoals lunches, uitjes en heidagen.Ook ondersteun je op financieel (beheren van offertes en facturen) en administratief vlak, waarbij nauwkeurigheid en een proactieve houding essentieel zijn. Jij ziet wat er moet gebeuren, ook als het niet expliciet wordt gevraagd. Met jouw flair, energie en zelfstandigheid weet je collega’s te ontzorgen en tegelijkertijd te inspireren. Jij bent niet alleen ondersteunend, maar ook initiatiefrijk: je durft die extra stap te zetten als dat nodig is.Je werkt nauw en graag samen met je collega ondersteuners. Bij de directie V&OR zijn in totaal zo’n 25 ondersteuners werkzaam. Je bent dus onderdeel van team Management- en projectondersteuning, maar werkt dagelijks binnen één van de 5 afdelingen die er binnen V&OR zijn: Stedelijk Beheer, Kennis & Kaders, Stadsregie, Ambtelijk opdrachtgevers of Bedrijfsvoering of een programma, zoals bijvoorbeeld Programma Varen. Samen zorgen jullie voor een efficiënte en prettige samenwerking binnen de directie. 

Bij afwezigheid van collega-ondersteuners binnen jouw afdeling spring je bij en vervangen jullie elkaar waar nodig. Flexibiliteit is hierin belangrijk: je hebt binnen bepaalde afdelingen minimaal twee of drie vaste, fysieke werkdagen op kantoor en stemt je verlof zorgvuldig af met je collega’s. Aanvullende afspraken hierover worden gemaakt tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Complex agendabeheer van je manager inclusief het plannen van vergaderingen, medewerkers intervisies, externe sessies, voortgang- en beoordelingsgesprekken, teamlunches, excursies en (meerdaagse) heidagen;
• Inboxbeheer van je manager. Jij vlagt de belangrijkste berichten waar écht naar gekeken moet worden. Niet iedere manager wil dit, maar je bent hier absoluut toe bereid;
• Beheer van financiële zaken, zoals het invoeren van offertes (offertes van externe locaties, geschenken, opleidingen van medewerkers, inhuurcontracten) en coördinatie dat facturatie voorspoedig verloopt. Je informeert de externe leveranciers zelfstandig over de wijze van factureren binnen de gemeente Amsterdam en coördineert dit;
• Zelfstandig boeken van vergaderruimtes (intern en extern) en zorgen voor alle benodigde voorbereidingen;
• Heel sporadisch meegaan naar vergaderingen voor notulen en het noteren van een actielijst. Nooit gedaan nog? We leren het je!;
• Invoeren van vacatures en coördineren van deze vacatureplaatsingen, reacties bijhouden, gesprekken inplannen met kandidaten, ruimtes boeken, communicatie met kandidaten;
• Het aanvragen van en toezichthouden op doorlooptijden thuiswerkmiddelen, toegangspas, aanschaf applicaties en toegangsrechten voor nieuwe collega's in het team;
• Eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s aangaande allerhande vragen, bijvoorbeeld over de lockers, toegang parkeergarage, printen et cetera;
• Zorgdragen voor bijhouden van documenten en rapporteren voor vergaderingen, inclusief het verzamelen en bijvoegen van relevante stukken in IBABS (vergadertool);
• Regelen van facilitaire zaken, zoals catering, bloemen, kaartjes of cadeaubonnen voor speciale gelegenheden;
• Beantwoorden van administratieve en facilitaire vragen van je team- en of afdelingscollega’s tijdens je aanwezigheid op kantoor.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Onze Directie, Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR), staat voor de bereikbaarheid, veiligheid, inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. V&OR werkt aan een stad die bereikbaar is op alle niveaus: internationaal, nationaal, regionaal, stedelijk en lokaal. Daarbij wordt gestuurd op het beste resultaat voor de gebruiker tegen de laagste maatschappelijke kosten en risico’s. Dit doen wij met collega’s binnen en buiten de gemeente, waarbij het resultaat voor de stad centraal staat. V&OR werkt ‘van buiten naar binnen’, gebruikmakend van de inzichten van de Amsterdammers, het bedrijfsleven en de wetenschap én die van collega directies en stadsdelen.

Eisen:

• Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding in een relevante richting;
• Ervaring als Management Assistent, personal assistent, officemanager of secretaresse is vereist;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfstandig te plannen en prioriteiten te stellen;
• Goede beheersing van MS Office en MS Teams, tools voor agendabeheer en kantoorautomatisering;
• Sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Proactieve en oplossingsgerichte instelling;
• Je bent bereid per week 3 werkdagen op kantoor te werken; Weesperplein 8, Amsterdam.

• Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl